Nombreux sont les salariés français qui sont amenés à se déplacer dans le cadre de leur activité. Que ce soit dans une ville à proximité de son lieu de travail habituel ou à l’autre bout de la France, un déplacement professionnel ouvre des droits à une indemnisation de la part de l’employeur. Mais comment sont calculés les frais de déplacement d’un salarié ? On fait le point.
Qu’est ce que sont des frais de déplacement ?
Les frais de déplacement, dans le jargon de l’entreprise, font principalement référence aux dépenses que peut réaliser un salarié à l’occasion d’un voyage d’affaires. En d’autres termes, ces frais de déplacement sont en réalité des frais professionnels.
Le plus souvent, ces frais représentent l’achat d’un billet de train ou d’avion, la location d’un véhicule ou la location d’un appartement pour professionnel (dans le cadre d’un déplacement sur plusieurs jours, comme ici). Généralement, ces frais sont avancés par l’employé, puis remboursés par son employeur. L’employé doit alors pouvoir justifier de ces dépenses professionnelles, en produisant notamment des factures et des reçus d’achats.
Quels frais de déplacement sont remboursables ?
Seuls certains frais de déplacement sont remboursables pour l’employeur. D’autres frais seront à la charge de l’employé. Ainsi, on considère qu’une entreprise doit rembourser les frais de déplacement d’un employé si celui-ci est amené à se déplacer sur un lieu autre que son lieu de travail habituel.
On distingue généralement deux types de frais de déplacement : ceux liés aux transports (trains, essence, avions, titre de transport, etc.) et ceux liés au déplacement en lui-même (restauration, hébergement, etc.).
Comment sont-ils calculés ?
Le plus souvent, au sein de la plupart des entreprises, c’est le directeur financier qui se charge de calculer les frais inhérents à un déplacement professionnel d’un salarié. Le directeur financier dispose alors d’un barème fiscal qui lui permet d’imaginer les frais avancés par l’employé.
Le montant des frais et de leur remboursement varie en fonction du type de déplacement. Si celui-ci est proche du lieu de travail de l’employé, l’indemnité s’élèvera à 6,40 euros maximum par jour. Si le déplacement a lieu à plus de 50 kilomètres de son lieu de travail, l’indemnité s’élèvera entre 12,90 et 18,40 euros par jour.
À cette indemnité s’ajouteront le remboursement des titres de transport et le remboursement des repas, sur base des factures produite par l’employé.
Ainsi, le calcul des frais des déplacements d’un employé se base à la fois sur les dépenses que celui-ci a réalisées au cours de son voyage d’affaires et sur le calcul d’une indemnité journalière fixe. C’est le directeur financier de l’entreprise qui se charge alors de calculer l’ensemble des frais de déplacement de l’employé.